Che il tuo hotel sia grande o piccolo, il lavoro amministrativo è ciò che assorbe la maggior parte del tuo tempo e di quello dei tuoi dipendenti. Il lavoro amministrativo non genera profitto per la tua azienda. Nonostante ciò, svolge un ruolo fondamentale nelle operazioni aziendali. A causa di errori umani, il lavoro amministrativo a volte deve essere rifatto, sottraendo ancora più tempo ai tuoi dipendenti. In media, i dipendenti trascorrono circa il 60% del loro tempo a svolgere lavoro amministrativo e il 13% del loro tempo a pianificare e analizzare. Ciò significa che solo circa il 27% del loro tempo è disponibile per completare i compiti per cui sono stati assunti. Le persone che lavorano ovunque non riescono a essere efficienti quanto potrebbero. Quando questo accade, le scadenze si allungano. Fortunatamente, esistono modi per ottimizzare le operazioni nel tuo hotel e lasciare più tempo ai tuoi dipendenti per lavorare sui compiti per cui sono stati assunti.
Avere un sistema chiaro
Se il tuo processo amministrativo è confuso, i tuoi dipendenti impiegano più tempo per completare questo lavoro. Non è un uso efficiente del loro tempo. Per ottimizzare al meglio le operazioni nel tuo hotel, assicurati che i tuoi passaggi amministrativi abbiano senso. Dovresti spiegare questi passaggi in modo chiaro e conciso. Questo dovrebbe aiutare, ma non eliminare, la variabile dell'errore umano. Le persone sono imperfette e quindi destinate a commettere errori. Anche se i tuoi dipendenti devono impegnarsi per ridurre questi errori, essi accadranno comunque. Avere un sistema amministrativo semplice aiuterà a minimizzare questi errori. Un modo per semplificare questo processo è utilizzare un'unica piattaforma centrale in cui svolgere il lavoro. Sarebbe anche meglio che questo sistema avesse il minor numero possibile di passaggi. Liberare tempo per i tuoi dipendenti farà molto per ottimizzare le operazioni del tuo hotel.
Team amministrativi
Assicurati di avere un team che lavora su tutte le attività amministrative. Organizzalo nel modo che ha più senso per il tuo hotel. Forse questo significa organizzare il tuo team per lavorare uno alla volta a turni, oppure un team che lavora tutto insieme contemporaneamente. Se una sola persona si occupa del lavoro amministrativo, potrebbe esserne sommersa. Organizzare i team ti permetterà di ottimizzare le operazioni del tuo hotel. Questo perché il tuo team riuscirà a portare a termine il lavoro più velocemente. Dovrebbe anche aiutare a mantenere alto il morale del tuo team amministrativo, poiché si sentiranno meno sopraffatti. Prova a esternalizzare se non hai il personale per creare questo team. Ci sono molte aziende da cui puoi esternalizzare dipendenti. Se anche questa soluzione non è al momento praticabile per te, assumi assistenti virtuali. Dal Covid-19, sono nati siti web dedicati per assumere assistenti virtuali. Puoi prenderti il tempo per trovare una o più persone con l'esperienza che cerchi. Inoltre, assumere assistenti virtuali è più economico, poiché lavorano da remoto, magari con una retribuzione oraria.
Automatizza il processo
Ci sono molte aree del lavoro amministrativo che possono essere automatizzate. Le attività più convenienti da automatizzare nel lavoro amministrativo sono le domande frequenti generali degli ospiti in arrivo e la programmazione di risposte automatiche. Le risposte computerizzate possono anche essere inviate quando si mandano email di conferma agli ospiti o si richiedono informazioni aggiuntive. Anche se l'intero processo non può essere automatizzato, può essere ulteriormente ottimizzato assicurandoti di utilizzare programmi informatici efficaci. Utilizzando i giusti programmi informatici, il lavoro amministrativo può essere velocizzato. Programmi come Guesty aiutano i tuoi dipendenti a lavorare su più canali su un'unica piattaforma e a visualizzare i calendari contemporaneamente. Un'altra attività che potrebbe essere automatizzata è il processo di check-in. Installare chioschi che possano gestire il check-in al posto tuo ridurrà le code e i tempi di attesa e libererà tempo per i tuoi dipendenti.
Non ottimizzare solo il lavoro amministrativo
Puoi ottimizzare altre aree oltre al lavoro amministrativo nelle operazioni del tuo hotel. Ad esempio, questi dipendenti possono essere esternalizzati se hai carenza di personale nel team delle pulizie. Se hai bisogno di destinare più personale al lavoro amministrativo e permettergli di essere meno coinvolto direttamente, installa Alertify. Alertify è un piccolo dispositivo di monitoraggio della stanza, plug-in, che ti aiuta ad anticipare i reclami dei clienti. Questo può essere estremamente utile per le operazioni del tuo hotel per molti motivi. In primo luogo, ridurrai il lavoro amministrativo perché avrai meno reclami a cui rispondere con urgenza. In secondo luogo, ridurrai le segnalazioni di rumore, il reclamo più frequente ricevuto dagli hotel. Alertify monitora rumore, fumo, occupazione e livelli di temperatura camera per camera. Gli albergatori riceveranno notifiche personalizzabili se una di queste attività si verifica, così da poterla affrontare tempestivamente. Gli albergatori hanno anche accesso a un portale online per vedere ogni azione registrata e per quanto tempo si è verificata. Alertify consuma poca energia, quindi non aumenterà notevolmente il consumo energetico del tuo hotel. Il dispositivo permette ai tuoi albergatori di essere meno coinvolti direttamente pur tenendo d'occhio gli ospiti attuali, nel rispetto della loro privacy. Ottimizza oggi stesso le operazioni del tuo hotel con Alertify.