Per quanto ben gestito sia il tuo hotel, non è immune alle situazioni impreviste che possono verificarsi. Detto questo, è fondamentale preparare te stesso e il tuo staff nel miglior modo possibile in anticipo. Essere preparati a questi eventi permette a te e al tuo personale di affrontare i problemi con maggiore facilità man mano che si presentano. E non avere alcun tipo di piano per le situazioni impreviste potrebbe essere dannoso, specialmente se la persona che se ne occupa non ha alcuna guida da seguire. Vediamo quindi come il tuo hotel può gestire le situazioni impreviste.
Forma il tuo personale
Naturalmente, formare il tuo personale è qualcosa che già fai. E anche se le situazioni impreviste possono essere imprevedibili, fornire al tuo staff passaggi generali da seguire nei diversi eventi farà risparmiare loro molto stress e molto tempo. Questo permetterà loro di gestire meglio le situazioni e darà loro più fiducia in questi frangenti. Sarebbe anche una buona idea includere alcune soluzioni per problemi di manutenzione imprevisti, problemi di wifi o problemi con gli ospiti nel manuale del personale. Naturalmente, molti membri del tuo staff potrebbero non averne bisogno a meno che tu non voglia che seguano un protocollo molto specifico.
Problemi di manutenzione imprevisti
Quando si verificano problemi di manutenzione imprevisti, la cosa più importante da fare è programmare una riparazione e comunicare il problema ai tuoi ospiti il prima possibile. Naturalmente, non è colpa di nessuno quando si verificano questi casi. E la maggior parte dei tuoi ospiti non avrà problemi, poiché capisce che si tratta di qualcosa fuori dal tuo controllo. Tuttavia, potrebbero esserci momenti in cui incontri ospiti irragionevoli che si arrabbiano molto per questo tipo di situazioni. Se puoi, offri un piccolo omaggio ai tuoi ospiti. In queste situazioni, farà molto per ristabilire la serenità e assicurarti alcune recensioni positive. Un piccolo omaggio può essere qualsiasi cosa, da un check-out posticipato a bevande gratuite o un pasto gratuito se il tuo hotel ha un ristorante. Far sapere al tuo staff quali piccoli omaggi possono offrire in queste situazioni permetterà loro di gestire questi imprevisti più velocemente e in modo più autonomo.
Problemi di wifi imprevisti
Anche se i problemi di wifi possono, o almeno dovrebbero, essere rari, possono comunque verificarsi. In queste situazioni, la prima cosa da fare è la risoluzione dei problemi riavviando il router. Se riavviare il wifi non risolve il problema, potrebbe esserci un problema più grande. A quel punto, dovrai avvisare i tuoi ospiti del problema. È anche utile far sapere loro che è previsto un intervento di riparazione. In questo scenario, se puoi offrire piccoli omaggi ai tuoi ospiti, sarebbe una buona idea farlo. Questi gesti aiutano a mantenere gli ospiti soddisfatti. E quando i tuoi ospiti sono soddisfatti, il tuo staff riesce a completare meglio le proprie attività nei tempi previsti.
Problemi imprevisti con gli ospiti
Problemi imprevisti con gli ospiti possono sorgere in una varietà di situazioni diverse. Uno degli scenari più comuni che si verificano negli hotel è quando gli ospiti diventano troppo rumorosi. Queste situazioni spesso si traducono in segnalazioni di rumore su cui il tuo staff deve ora concentrarsi invece che su altre attività. Tuttavia, le segnalazioni di rumore che non vengono riferite al personale potrebbero in realtà essere più dannose per la tua attività. Questo perché questi reclami finiscono nelle recensioni online e possono influenzare gravemente la tua reputazione online e le prenotazioni future. Naturalmente, questo non è l'unico problema con gli ospiti che puoi avere nel tuo hotel. Potrebbe capitare che un ospite decida di fumare in una delle tue camere non fumatori. Il fumo non autorizzato può rappresentare un costo enorme per la pulizia della camera e la riparazione dei danni. Ciò che rende ancora più difficile queste situazioni è capire quando si è verificato l'incidente o ricollegarlo a un ospite specifico per ricevere un risarcimento per i danni. Fortunatamente, esiste una soluzione per queste situazioni.
Monitor per le camere per gestire gli imprevisti nel tuo hotel
I monitor per le camere sono lo strumento migliore che gli albergatori possono utilizzare per minimizzare le situazioni impreviste con gli ospiti nelle loro strutture. Poiché la maggior parte dei monitor per camere rileva solo il rumore, può essere difficile trovarne uno che soddisfi tutte le esigenze del tuo hotel. Questo è il motivo per cui il miglior monitor per camere per gestire gli imprevisti nel tuo hotel è Alertify. Alertify è un piccolo dispositivo di monitoraggio della stanza che utilizza sensori per rilevare rumore eccessivo, fumo indoor, livelli di occupazione elevati, variazioni di temperatura e qualità dell'aria. Una volta installato Alertify, gli utenti ricevono notifiche personalizzabili in tempo reale se vengono rilevati rumore eccessivo, fumo indoor, livelli di occupazione elevati o variazioni di temperatura.
Con Alertify, gli albergatori possono intervenire in tempo reale sulle violazioni degli ospiti prima che si verifichino potenziali segnalazioni di rumore o danni. Gli albergatori hanno anche accesso alla dashboard online di Alertify. Qui possono visualizzare report in tempo reale delle attività avvenute e di quando si sono verificate, fornendo agli albergatori prove dei danni causati dagli ospiti. I report post-incidente di Alertify aiutano inoltre a fornire agli albergatori prove dei danni causati dagli ospiti. Questi report possono essere utilizzati in caso di controversie sul deposito cauzionale con gli ospiti.